Mit aktefix Digital der Archivierung mit Dokumentenarchiv, Workflow und Freigabenarchivieren Sie nicht nur Ihre Buchungsbelege und E-Rechnungen (ZUGFeRD und X-Rechnung / xRechnung), sondern auch Ihre digitalen Lohndokumente und Personalunterlagen. Somit sind Sie fit für die Archivierungspflichten ab 01.01.2027.
Rechnungen, Handelsbriefe, E-Mails, Kassenbelege und E-Rechnungen unterliegen unterschiedlichen Fristen und Formatanforderungen. Diese Übersicht zeigt, was wie lange aufbewahrt werden muss — und wie aktefix Digital jeden Beleg von seinem Eingang bis zur revisionssicheren Ablage begleitet.
Für digitale Entgeltunterlagen und Personalunterlagen gibt es keine einheitliche Gesamtaufbewahrungsfrist. Die Fristen richten sich nach den jeweiligen Dokumententypen im Arbeitsverhältnis. Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters laufen die Fristen je nach Kategorie unterschiedlich ab. (3 bis 30 Jahre)
aktefix DIGITAL
hilft Ihnen Belege revisionssicher aufzubewahren!
Erfüllen Sie alle Anforderungen nach AO, GoBD, HGB und EStG.
Welcher Beleg gehört in welche Akte
Fünf Kategorien bestimmen, wie lange ein Dokument aufbewahrt werden muss. Die Frist beginnt jeweils erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Inventare
10 JahreBilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang, Lagebericht und Eröffnungsbilanzen — der Kern der Buchführung bleibt am längsten aufbewahrungspflichtig.
Buchungsbelege: Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege
8 JahreSeit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (2025) auf acht Jahre verkürzt. Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute bleiben bei zehn Jahren.
Handelsbriefe — auch geschäftliche E-Mails
6 JahreAngebote, Auftragsbestätigungen und geschäftliche Korrespondenz, die ein Handelsgeschäft vorbereitet, durchführt oder rückgängig macht.
Lohn- und Personalunterlagen
6–10 JahreLohnkonten, Beitragsnachweise und sozialversicherungsrelevante Unterlagen — die genaue Frist hängt von der jeweiligen Unterlagenart ab.
E-Rechnungen: XRechnung und ZUGFeRD
8 JahreAufbewahrungspflichtig ist der strukturierte XML-Datensatz — nicht das PDF-Sichtformat. Er muss maschinell auswertbar bleiben.
Ablaufhemmung nicht vergessen
Bei laufender Betriebsprüfung oder offener Steuerfestsetzung läuft keine Frist ab — unabhängig vom rechnerischen Fristende. Im Zweifel gilt: zehn Jahre aufbewahren.
Warum das überhaupt sein muss
Aufbewahrungspflichten sichern die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen — für Betriebsprüfung, Finanzamt und im Streitfall auch vor Gericht. Wird zu früh vernichtet, drohen Schätzungen nach § 162 AO und Beweisnachteile.
Was „revisionssicher” bedeutet
Kein eigener Rechtsbegriff, sondern die Summe der GoBD-Anforderungen an elektronische Aufbewahrung: unveränderbar, vollständig, zeitgerecht erfasst, geordnet und über die gesamte Frist maschinell auswertbar. Jede nachträgliche Änderung wird protokolliert.
Warum ein Ordner auf dem Server nicht reicht
Dateien in einem gewöhnlichen Dateisystem lassen sich unbemerkt löschen, verschieben oder überschreiben. Ohne Zugriffs- und Änderungskontrolle ist das nicht GoBD-konform — dafür braucht es ein Archivsystem mit Versionierung und Friststeuerung.
- UnveränderbarKein nachträgliches Löschen oder Überschreiben möglich
- VollständigJeder Geschäftsvorfall lückenlos erfasst
- ZeitgerechtErfassung ohne unangemessene Verzögerung
- GeordnetNachvollziehbare Ablagestruktur und Verschlagwortung
- AuswertbarMaschinenlesbar über die gesamte Frist hinweg
E-Mail, ZUGFeRD und XRechnung im Detail
Zwei Sonderfälle sorgen in der Praxis für die meisten Rückfragen: wann eine E-Mail archivierungspflichtig ist, und was bei E-Rechnungen tatsächlich als Original gilt.
E-Mails als Handelsbriefe
Aufbewahrungspflichtig ist eine E-Mail, sobald ihr Inhalt einem Handelsbrief entspricht — etwa Angebote, Bestellungen oder Lieferantenkorrespondenz. Rein interne oder private Nachrichten fallen nicht darunter. Entscheidend ist der Inhalt, nicht das Medium: archiviert werden muss die Mail im Originalformat inklusive Anhängen und Metadaten, ein Ausdruck genügt nicht.
Sonstige digitale Belege
PDF-Rechnungen, digitale Kassenbons, Kontoauszüge aus dem Online-Banking oder Kreditkartenabrechnungen folgen denselben GoBD-Grundsätzen: Was digital empfangen wurde, muss auch digital archiviert werden. Ein Papierausdruck als einziger Nachweis reicht nicht mehr aus.
ZUGFeRD
PDF/A-3 mit eingebettetem XML-Datensatz. Aufzubewahren ist die Datei unverändert inklusive des eingebetteten XML — nicht nur das für Menschen lesbare PDF-Bild.
XRechnung
Existiert ausschließlich als strukturierter Datensatz ohne visuelle Darstellung. Ein selbst erzeugter PDF-Ausdruck ersetzt das Original nicht und genügt der Aufbewahrungspflicht nicht.
Der Weg eines Belegs — von der Eingangspost bis ins Archiv
Belege erreichen ein Unternehmen über sehr unterschiedliche Kanäle. aktefix Digital fasst sie an einer Stelle zusammen, prüft und klassifiziert sie automatisch und überführt jeden Beleg in die für seine Kategorie passende, revisionssichere Aufbewahrung.