Der Begriff „E-Rechnung“ begegnet im B2B-Umfeld aktuell immer wieder. Die Sprache ist von Verboten, EU-Normen, Software-Änderungen und Automatisierungen, die in dem Kontext immer wieder aufkommen. Aber woran liegt das? Was hat es mit der E-Rechnung auf sich und warum ist das Thema für Ihr Unternehmen wichtig?
Kurz und knackig: Die E-Rechnung wird ab dem 01.01.2025 für alle Unternehmen im B2B-Umfeld in Deutschland Pflicht – das wurde am 22.03.2024 mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetz beschlossen. Keine Rechnungsausdrucke per Post mehr und auch keine PDFs per Mail. Das bedeutet das Ende der Papierrechnung. Warum das Ganze jedoch nicht so schlimm ist, wie es sich anhört und was Sie schon heute tun können, um sich auf 2025 vorzubereiten, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was ist der Status Quo?
Bevor jedoch geklärt werden kann, wie die Rechnungsstellung in der absehbaren Zukunft aussehen kann, ist ein kleiner Blick auf die aktuelle Rechtlage unumgänglich. Mit dem Inkrafttreten der GoBD am 01. Januar 2015 gibt es schon heute einige Einschränkungen und Pflichten im Prozess rund um die Rechnungsstellung:
Nur die digitale Aufbewahrung und Archivierung ist revisionssicher nach der GoBD. Abseits von der Rechtskonformität bietet eine revisionssichere Archivierung jedoch auch noch viele weitere Vorteile, wie zum Beispiel den Schutz vor Verfälschung, Veränderung und Verlust von Belegen. Auch für den täglichen Gebrauch werden Belege dadurch besser auffindbar, nachvollziehbarer und auch prüfbar nach GoBD und Abgabenordnung. Dabei ist jedoch auch wichtig zu erwähnen, dass eine revisionssichere Archivierung keine Backups ersetzt. Auch die Sicherung auf einer Festplatte oder einem NAS ist in dem Kontext nicht Revisionssicher.
All diese Anforderungen können schon heute von modernen kaufmännischen EDV-Systemen umgesetzt werden. Das Gute dabei: Auch die Anforderungen an die E-Rechnung sind in großen Teilen schon für genau diese Systeme umgesetzt!
Die Definition der E-Rechnung
Aber was genau ist die E-Rechnung? Im Grunde nichts anderes als ein strukturierter Datensatz. Bildlich kann man sich das Ganze wie eine Tabelle vorstellen, in welcher die jeweiligen Informationen immer in einer vorgegebenen Reihenfolge eingetragen werden. Der Aufbau dieser Tabelle oder Datensatz regelt dabei die Europäische Norm EN 16931. Ein solcher strukturierter Datensatz hat den Vorteil, dass er maschinell verarbeitet werden kann. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass die E-Rechnung vollkommen automatisch von kaufmanischen Systemen importiert und verarbeitet werden kann. Genau das ist auch das Ziel der E-Rechnung: Die Verschlankung des gesamten Rechnungs-Prozesses.
Eine E-Rechnung ist also ein strukturierter, standardisierter Datensatz in einem gewissen Format, welches automatisiert und maschinell weiterverarbeiten lässt. Damit schließt die E-Rechnung also auch eine PDF-Rechnung aus, denn diese ist zwar digital, enthält jedoch keine strukturierten Daten.
Wer ist von der Umstellung auf die E-Rechnung betroffen?
Die Frage, wer von der E-Rechnung betroffen ist, lässt sich im Grunde einfach beantworten: Ab dem 01. Januar 2025 ist jedes Unternehmen, welches in Deutschland ansässig ist und mit anderen Unternehmen handelt, im Rahmen des Umsatzsteuergesetzes verpflichtet, Rechnungen per E-Rechnung zu versenden und zu empfangen.
Ansässig in Deutschland heißt dabei, dass entweder die Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte, ein Wohnsitz oder aber ein gewöhnlicher Aufenthalt in Deutschland vorliegt. Dabei geht es auch um Vermieter und Vermieterinnen, welche steuerpflichtig an andere Unternehmen vermieten.
Darüber hinaus besteht für Unternehmen, welche Rechnungen an öffentliche Institutionen versenden, bereits seit dem 27. November 2020 die Pflicht der E-Rechnung, sofern die Rechnung einen Nettowert von 1.000 EUR übersteigt.
Da die Anforderungen an die verschiedenen Unternehmen und deren EDV-Lösungen jedoch extrem hoch sind, hat sich die Regierung dazu entschieden, eine Übergangsphase für ausgehende Rechnungen einzuführen:
Empfang von E-Rechnungen ab 01.01.2025 verpflichtend
Einen Knackpunkt gibt es dabei jedoch: Denn der Empfang von E-Rechnungen muss im Business-Umfeld bereits ab 2025 ausnahmslos möglich sein. Denn der Empfang von E-Rechnungen bedarf ab dem 01.01.2025 keine Zustimmung des Empfängers. Das heißt sich jetzt bereits mit Systemen wie Lexware, lexoffice, blue office oder Haufe X360 auseinander zu setzen, welche die Anforderungen bereits heute schon umsetzen können, wird einem ab 2025 eine Menge Kopfschmerzen und unter anderem auch Sanktionen ersparen. Und darüber hinaus bringt die E-Rechnung auch viele Vorteile mit sich!
Vorteile der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung bedeutet für Unternehmen jedoch nicht nur Pflichten und Arbeit, sondern auch viele Chancen und Vorteile. Denn der Verzicht auf Papierrechnungen ist nicht nur umweltfreundlich, sondern es spart dem Unternehmen auch wertvolle Kosten im Bezug auf Papier, Druckerfarbe und Toner, Briefumschläge und Porto sowie Arbeitszeit! Darüber hinaus müssen durch die direkte Übertragung in das eigene EDV-System nie wieder Rechnungen in Postfächern oder auf Schreibtischen gesucht werden. Generell ermöglicht die E-Rechnung einen deutlich schlankeren und schnelleren Prozess für Rechnungen:
- Automatisierungen werden einfacher möglich
- Fehler beim Erfassen von Rechnungen und deren Weiterverarbeitung können vermieden werden
- Kürzere Durchlaufzeiten und dadurch auch ein schnellerer Zahlungseingang
Und das offensichtliche Thema: Durch die beiden standardisierten Formate für die E-Rechnung „XRechnung“ und „ZUGFeRD“ werden Sie garantiert rechts- und Finanzamtssicher sein und vor allem auch bleiben.
Wie sie ganz einfach die Umstellung auf die E-Rechnung umsetzen können, schon bald die vielen Vorteile genießen können und vor allem zukunftssicher Arbeiten können, erfahren Sie entweder in einem ersten Beratungsgespräch oder in einem unserer Webinare. Buchen Sie gerne einen Termin!
