Dokumentenmanagement (DMS) inklusive Akten- und Workflow-Management für KMU. Suchen war gestern – finden ist heute!
Mit aktefix DIGITAL (ehem. Starfinder) digitalisieren Sie Ihr Unternehmen mit einfachen und wenigen Schritten. Zur Unterstützung Ihres Büroalltags übernimmt aktefix DIGITAL die Archivierung Ihrer digitalen Belege im Hintergrund. Zusätzlich stellt es die Passende Verbindung zu Ihrem Microsoft Outlook und Office sowie Ihrem ERP-System, z.B. Haufe X360 oder dem CRM-System von cobra.
Starten Sie jetzt!
Sofort startklar & in kurzer Zeit einsatzbereit
Revisionssichere Archivierung
GoBD konforme Aufbewahrung
Software und Hosting aus Deutschland
Branchenunabhängig
aktefix DIGITAL ist als branchenunabhängiges Archivierungssystem und Dokumentenmanagement konzipiert. Universelle Workflows, einfach zu konfigurierende Ablage-Systematiken und frei einstellbare Archivierungsrhythmen bieten viel Spielraum.
So einfach wie Google
Sie suchen nicht mehr, Sie finden!
Dabei ist aktefix DIGITAL das webbasierte Archivsystem schnell, orsunabhängig und unabhängig vom Betriebssystem. Sie benötigen nur einen Browser, welcher ist egal. Die Suche ist dabei kinderleicht: Geben Sie einfach wie bei Google einen oder mehrere Begriffe ein – und das Archiv zeigt Ihnen das gewünschte Ergebnis in Sekundenschnelle.
aktefix DIGITAL – Funktionsübersicht
- Google-artige Volltext-Suche
- Zusätzliche Suchfilter (z.B. Datum, Dateiformat, E-Mails, Notizen, Archivar)
- Suchergebnisse mit Thumbnail- und Dokumentenvorschau
- Drag & Drop Archivierung
- OCR-Volltext-Erkennung
- Dokument-Kategorisierung
- Rechte- und Zugriffsverwaltung
- Workflow-Editor
- Status-Information per E-Mail für Aufgaben, Erinnerungen, etc.
- Dateien im Original-Dateiformat und PDF/A2 für Langzeitarchivierung
- Endgeräte je Nutzer beliebig (PC, Laptop, Tablet, Smartphone, etc.)
- Zugriff mit Internet-Browser (z.B. Google Chrome, Mozilla Firefox, etc.)
- Zugriff von extern, kein Eingriff in den lokalen Sicherheitsbereich
- Betriebssystem unabhängig
- Anbieterseitige Verfahrensdokumentation
- Editor zur anwenderseitigen Verfahrensdokumentation integriert
- Revisionssichere Archivierung
- Löschen von archivierten Dokumenten nicht möglich
- Veränderung von archivierten Dokumenten nicht möglich
- TÜV-geprüfte Datensicherheit
- ADD-IN für Outlook zur individuellen E-Mail-Archivierung
- Alle E-Mails werden inkl. Anhängen archiviert und sind komplett durchsuchbar
- Wiedervorlage/ Erinnerung
- Workflow-Editor für die einfache Erstellung von Freigabe- und Prüfprozessen, Akten-Arten und Akten
- Büroklammer-Funktion über frei definierbare TAGs
- Notizen zum sofortigen oder zum nachträglichen Kommentieren und Ergänzen von z.B. Suchbegriffen
- Automatisierter Dokumenten-Import aus beliebigen Dritt-Systemen via ELiAS Desktop-App (z.B. ERP, CRM, etc.)
- Massenimport
- Vollautomatisierte Massendatenübernahme von Spool- und Druckdaten
- Automatisierte Dokumentenweitergabe / Dokumenten-Export an beliebige Drittsysteme via ELiAS Desktop-App (z.B. DATEV/ Addison, etc.)
Anbindung von Lexware
Egal ob Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Entgelt-Abrechnung, die Anbindung ist kinderleicht.
Schnelle Beleganzeige
Browserbasierte Anzeige der gefundenen Belege mit großer Vorschau des Dokuments.
Add-In
Eigene Add-In für Microsoft Office und Outlook, Kontext-Menüeintrag und CopyToolApp für automatische Archivierung.
Automatische OCR:
Texterkennung als Grundlage zum Auffinden
Die meisten Dokumente liegen in Unternehmen heute in digitaler Form vor. Neben den steuerrechtlich relevanten Dokumenten, gibt es auch viele Dokumente, die als Firmenwissen zugänglich bleiben sollten. Vor diesem Hintergrund stellt sich Unternehmen die Frage, wie die Ablage ihrer digitalen Dokumente aussehen soll. Ein digitales Archiv bietet sich da an.
Angesichts der Masse an digitalen Daten und Dokumenten, muss der Zugriff auf die Daten dabei im Vordergrund stehen. Und im besten Fall sollte dieser schnell, intuitiv und ohne großen Suchaufwand stattfinden können. Um das zu erreichen, sollten Dokumente so ablegt sein, dass sie durchsuchbar sind. Am einfachsten geht das mit einem digitalen Archiv, das über eine OCR-Texterkennung verfügt. Mit einer durch OCR ermöglichten Volltextsuche finden Sie in Sekundenschnelle die Dokumente, in denen ein oder mehrere Ihrer Suchbegriffe enthalten sind. Das funktioniert natürlich auch für die Suche nach Rechnungsnummern, Firmennamen, Beträgen oder Adressen.
Wenn sie unser digitales Archiv zum Ablegen Ihrer Dokumente und Daten nutzen, haben Sie damit gleichzeitig auch die Möglichkeit, ihr digitales Archiv als Suchmaschine für Ihr Unternehmenswissen zu nutzen. Geben Sie in die Suchleiste einfach Ihren Suchbegriff ein. Das funktioniert ähnlich wie bei Google.
Um das Ergebnis präziser zu fassen, können Sie bei der Suche auch gleich die Kategorie auswählen, in der Sie das Dokument archiviert haben. Sollte das nicht ausreichen, gibt es darüber hinaus noch weitere Filtermöglichkeiten, wie beispielsweise die Eingrenzung des Archivierungsdatums, oder das Filtern nach Dateiformat. Das schnelle und einfache Finden von Dokumenten entlastet Ihre Arbeitsabläufe und schafft eine entspannte Arbeitsatmosphäre. So können Sie Ihre Zeit für Wichtigeres als die Suche verwenden.
Jetzt testen!
Testen Sie jetzt aktefix DIGITAL – nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf.
