Jeden Monat dasselbe Ritual in der Personalabteilung: Lohnabrechnungen drucken, sortieren, falzen, in Umschläge stecken und im Haus verteilen oder zur Post bringen. Doch haben Sie sich schon einmal gefragt, was dieser analoge Prozess Ihr Unternehmen eigentlich jeden Monat kostet?
In Fachforen liest man oft von Preisen zwischen 2,00 € und 5,00 € pro Abrechnung. Wir wollten es genauer wissen und haben nachgerechnet. Das Ergebnis zeigt eindeutig: Der Umstieg auf Payroll mit digitaler Bereitstellung spart nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern reduziert Ihre Kosten drastisch.
Der Reality-Check: Was kostet der Papierversand wirklich?
Bereits bei einer Kalkulation für 15 Lohnabrechnungen wird deutlich, wie stark Arbeitszeit und Portokosten ins Gewicht fallen.
Basis der Berechnung:
- Arbeitslohn: 25,50 € / Std. (inkl. Arbeitgeber-Nebenkosten)
- Drucker & Toner: 0,095 € / Seite
- Briefumschlag: 0,10 € / Stück
- Briefmarke: 0,95 € / Stück
Die Kosten pro Abrechnung im Detail:
- Interne Verteilung (ohne Postversand): Allein für das Drucken, Sortieren, Falzen, Kuvertieren und das persönliche Verteilen im Haus entstehen Kosten von ca. 2,13 € pro Abrechnung.
- Postversand (mit Briefmarke): Muss die Abrechnung per Post verschickt werden (z. B. wegen Krankheit oder Homeoffice), steigen die Kosten auf ca. 3,08 € pro Abrechnung.
Ein konkretes Beispiel aus der Praxis
Stellen wir uns ein kleines Unternehmen mit 10 Mitarbeitenden vor:
- 8 Mitarbeitende arbeiten vor Ort (Kosten ohne Porto: 8 × 2,13 € = 17,04 €)
- 2 Mitarbeitende sind im Homeoffice oder krankheitsbedingt abwesend (Kosten mit Porto: 2 × 3,08 € = 6,16 €)
Gesamtkosten analog: 23,20 € / Monat (durchschnittlich 2,32 € pro Mitarbeiter)
Der Vergleich mit der digitalen Lohnabrechnung (Payroll):
- Gesamtkosten digital: 7,50 € / Monat (nur 0,75 € pro Abrechnung)
- Ersparnis pro Monat: 15,70 €
Ersparnis pro Jahr: 188,40 € und das schon bei nur 10 Mitarbeitenden!
Die Vorteile der digitalen Bereitstellung auf einen Blick
Enorme Kosten- und Zeitersparnis
Sparen Sie bis zu 67 % der bisherigen Kosten ein. Die frei gewordene Arbeitszeit kann direkt in wertschöpfendere Personalaufgaben investiert werden.
Ortsunabhängiger Zugriff
Egal ob Homeoffice, Geschäftsreise oder Krankheit – Ihre Mitarbeiter erhalten ihre Dokumente pünktlich und digital über ein sicheres Portal.
Rechtssicher & DSGVO-konform
Erfüllen Sie mühelos alle Vorgaben zur Archivierung und Digitalisierung sensibler Lohndokumente.
Nachhaltigkeit
Sparen Sie jeden Monat Papier, Toner und Transportwege ein und schonen Sie aktiv die Umwelt.
Besonders komfortabel: Der digitale Versand fügt sich perfekt in Ihre bestehenden Abläufe ein. Das System funktioniert hervorragend im Zusammenspiel mit bewährten Softwarelösungen wie Lexware lohn+gehalt. Die erstellten Abrechnungen können direkt übernommen und den Mitarbeitenden sicher digital bereitgestellt werden – ohne Medienbruch oder manuellen Mehraufwand.
Der papierlose Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist nicht nur ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung, sondern rechnet sich vom ersten Monat an.
Möchten auch Sie Ihre Payroll-Prozesse optimieren und Zeit sowie Geld sparen? BOME berät Sie gerne! Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung. Wir zeigen Ihnen, wie einfach der Umstieg in Ihrem Unternehmen gelingt.