In diesem Blog-Beitrag wollen wir alle Fragen die uns kundenseitig zum Thema E-Rechnung, E-Rechnungsgesetz, xRechnung, ZUGFeRD und allem was damit zusammenhängt nachgehen und diese beantworten. Wir werden versuchen, diesen Blogbeitrag als FAQ (“Frequently Asked Questions”, also “Häufig gestellte Fragen”), ständig zu erweitern. Schaut also hin und wieder rein, dann findet ihr die regelmäßigen Updates zu diesen Themen.
- Wie erleichtert die Einführung der E-Rechnung meine Arbeit? Ich finde alles wird schwieriger.
- Welche Programme können wir für die E-Rechnung verwenden
- Wie wird eine E-Rechnung aufbewahrt?
- Muss das E-Mail auch aufbewahrt werden?
- Wer ist für die Aufbewahrung / Archivierung verantwortlich?
- Sinn einer GoBD-konformen Archivierung
- Was versteht man unter Revisionssicher
- Haftung bei GoBD-Verstößen
- Was sind die Ausnahmen bei der E-Rechnungspflicht? Wer ist nicht betroffen vom E-Rechnungsgesetz?
- Gibt es Ausnahmen für Rechnungen, die nicht per E-Rechnung verarbeitet werden müssen? Die Kleinbetragsregelung.
- Wenn ich in Lexware mit digitalen Belegen buche, sind diese doch auch gleich archiviert?
Wie erleichtert die Einführung der E-Rechnung meine Arbeit? Ich finde alles wird schwieriger.
Standardisierte Formate – Durch die Verwendung eines einheitlichen Formats für Rechnungen (standardisiertes XML) gibt es endlich ein Format, was alle Firmen verwenden können. Somit ist durch die digitale und integrierte Verarbeitung ein hoher Grad an Automatisierung möglich.
Zeitersparnis – Die Automatisierung minimiert fehleranfällige und zeitintensive Arbeitsschritte, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt.
Schnellere Übermittlung – Die Übermittlung erfolgt nahezu in Echtzeit, was Prozesse beschleunigt und letztendlich zum Fehlerausschluss führt. letztendlich ist der gesamte Prozess smarter und zudem auch das Geld schneller auf dem Konto des Rechnungsstellers.
Verbesserte Liquidität – Durch Kosteneinsparungen und die Möglichkeit, Skontofristen besser einzuhalten, kann sich die Liquidität verbessern und Rechnungen werden unter Umständen schneller beglichen.
Umweltfreundlichkeit – Der Verzicht auf Papier, die Reduzierung von Tinte und Toner sowie die Einsparung energieintensiver Transportwege (Post) tragen zur Nachhaltigkeit bei. Auch Ordner und lästiger Aufwand für die Ablage oder das Auffinden von Belegen kann gespart werden. Insgesamt werden so Ressourcen gespart und durch den reduzierten CO₂-Ausstoß von uns allen die Umwelt geschont!
Effizientere Verarbeitung – E-Rechnungen (generell digitale Belege) ermöglichen eine schnellere Erstellung und Verarbeitung, was die Effizienz steigert. Gerade in Zeiten von Personal- und Fachkräftemangel kann durch effiziente Prozesse und Automatisierung Personal entlastet werden. Da kann an anderer Stelle die Kräfte einsetzen und so das gesamte Unternehmen stärken.
Ortsunabhängiger Zugriff – Digitale Belege ( u.a. E-Rechnungen im Format ZUGFeRD, xRechnung) sind dank Dokumentenmanagementsystemen (wie aktefix DIGITAL) orts- und zeitunabhängig einsehbar. Gestern haben wir noch gesucht, heute wird gefunden: digitale Archivsysteme sparen enorme Zeit, wenn einmal ein Dokument gefunden werden muss – und dass von überall auf der Welt.
Fehlervermeidung – Automatisierte Prozesse minimieren kostenrelevante Fehler in der Rechnungsstellung und -verarbeitung. Durch die Verringerung der Fehleranfälligkeit bei der Datenverarbeitung wird die Datenqualität verbessert und mit der durchgehenden digitalen Bearbeitung (von der Erstellung bis zur Zahlung) eine medienbruchfreie Verarbeitung ermöglicht.
Bessere Geschäftschancen – Kunden und Behörden setzen zunehmend auf Digitalisierung. Durch die Einbindung deutschlandweit genormter und digitaler Prozesse wird Ihnen der Zugang zu Geschäftspartnern und öffentlichen Auftraggebern erleichtert, da diese E-Rechnungen fordern und bevorzugen.
Platzersparnis – Die digitale Archivierung entrümpelt ihren Keller oder Dachboden, platzraubende Papierarchive werden überflüssig. Ebenso sind zeitraubende Ablagetätigkeiten, dass was man gestern noch gemacht hat, heute werden Informationen in Millisekunden auf Ihrem Bildschirm angezeigt. Jetzt wo Sie die Frage kennen, haben Sie bereits die Antwort.
Einfachere Einhaltung gesetzlicher Anforderungen – Die digitale Archivierung erfüllt alle wesentliche Anforderungen der GoBD an die Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten. Ohne großartigen Aufwand können 10 Dokumente schneller elektronisch archiviert werden, als Sie früher für den Weg benötigt haben, um den Ablageordner aus dem Regal zu ziehen. So werden Sie ganz nebenbei gesetzeskonform und können der kommenden Betriebsprüfung wieder gelassener entgegensehen.
Wettbewerbsfähigkeit erhalten und steigern – Die zuvor genannten Erleichterungen stellen Vorteile für Ihr Unternehmen – unabhängig der Größe – dar und zeigen, dass die Umstellung auf E-Rechnungen nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung ist, sondern auch erhebliche Chancen für Selbständige, Unternehmen und Verwaltungen bietet, ihre Prozesse zu optimieren und wettbewerbsfähiger zu werden.
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Welche Programme können wir für die E-Rechnung verwenden
| Produkt | annehmen & verbuchen | erstellen & versenden | revisionssicher aufbewahren |
|---|---|---|---|
| Lexware buchhaltung (basis, plus, pro, premium) |  |  | |
| Lexware faktura+ auftrag (basis, plus) | | | |
| Lexware warenwirtschaft (pro, premium) | | | |
| Lexware handwerk (plus, premium) | | | |
| Lexware business (plus, pro) | | | |
| Lexware financial office (basis, plus, pro, premium) | | | |
| Lexware financial office handwerk premium | | | |
| lexoffice S | | | |
| lexoffice M, L und XL | | | |
| blue office® | | | |
| aktefixDIGITAL | | | |
| Lexware Archivierung | | | |
| FIBUscan | | | |
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Wie wird eine E-Rechnung aufbewahrt?
Bei der E-Rechnung und auch schon die letzten Jahre bei der per E-Mail gesendeten PDF-Rechnung hat die Archivierung in elektronischer Form zu erfolgen, immer entsprechend der GoBD-Vorschriften. Bei den meisten Systemen Sprich in speziellen Archivierungssystemen oder innerhalb einer Buchhaltungssoftware, wenn diese Systeme die Anforderungen der GoBD erfüllen. Ein standardisiertes Format ist z. B. PDF/A. Damit E-Rechnungen sicher archiviert werden können, sind sie mit Sicherheitsfunktionen ausgestattet, wie Authentifizierungen oder Verschlüsselungen.
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Muss das E-Mail auch aufbewahrt werden?
Das E-Mail ist für die Übermittlung der E-Rechnung zulässig. Es funktioniert wie bei der Papierrechnung als “Umschlag”. Sofern keine steuerlich relevanten Angaben in der Mail stehen, die nicht auch in der Rechnung zu finden wären, muss das E-Mail selbst nicht aufbewahrt werden.
Bei anderen E-Mails sieht das etwas anders aus: Grundsätzlich sind E-Mails als Handelsbriefe zu sehen und auch wie diese aufzubewahren. Das bedeutet, das eine revisionssichere Archivierung von mindestens 6 Jahren erforderlich ist. wir empfehlen hierfür die äußerst einfache und vollautomatische E-Mail-Archivierung mittels Mailstore. Sprechen Sie uns einfach an.
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Wer ist für die Aufbewahrung / Archivierung verantwortlich?
Als Unternehmer sind Sie selbst für die ordnungsgemäße Aufbewahrung Ihrer Geschäftsunterlagen verantwortlich. Diese Verantwortung kann nicht vollständig auf den Steuerberater übertragen werden. Sie haften persönlich für die Einhaltung der GoBD-Vorgaben und eine korrekte Buchführung.
Ein Steuerberater kann Sie bei der GoBD-konformen Archivierung zwar unterstützen, aber bei einem Steuerberaterwechsel treten die eigentlichen Probleme der Auslagerung an den Tag. Ganz nebenbei gehen Ihnen durch die Verlagerung der Belege in Dritte Hand zahlreiche Vorteile flöten, welche die Digitalisierung mit sich bringt. Zudem bleibt die Letztverantwortung immer beim Unternehmer, das unterzeichnet dieser schon mit der Freizeichnung des Vertrages beim Steuerberater.
Behalten Sie also am Besten die digitalen Dokumente gleich im Haus und sichern Sie sich alle Vorteile und den hohen Nutzen, den der gesamte Prozess ihnen bietet!
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Sinn einer GoBD-konformen Archivierung
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln, wie Unternehmen in Deutschland digitale Unterlagen und Daten archivieren müssen. Der Hauptzweck ist sicherzustellen, dass steuerlich relevante Unterlagen vollständig, unverändert und nachvollziehbar aufbewahrt werden.
Einige Gründe für eine GoBD-konforme Archivierung sind:
- Gesetzeskonformität: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die steuerrechtlichen Vorgaben einhalten, um Sanktionen oder Strafen zu vermeiden.
- Prüfungsfähigkeit: Daten und Dokumente müssen so gespeichert sein, dass sie von Steuerbehörden bei einer Prüfung leicht zugänglich und nachvollziehbar sind.
- Langfristige Verfügbarkeit: Wichtige Unterlagen müssen während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist (meist 6 oder 10 Jahre) in einem lesbaren Zustand verfügbar bleiben.
- Integrität und Nachvollziehbarkeit: Änderungen an den Unterlagen müssen dokumentiert sein, um Manipulationen zu verhindern.
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Was versteht man unter revisionssicherer Archivierung?
Eine revisionssichere Archivierung bezeichnet eine Art der Datenspeicherung, die sicherstellt, dass Dokumente:
- Unveränderbar gespeichert werden (kein Überschreiben möglich).
- Vollständig erhalten bleiben (kein Verlust von Informationen).
- Nachvollziehbar sind (jede Änderung oder Ergänzung wird dokumentiert).
- Verfügbar bleiben, sodass die Daten innerhalb der Aufbewahrungsfrist abrufbar sind.
- Vor Verlust geschützt sind (Sicherung oder Auslagerung von Dokumenten).
- Durch versehentliche oder gewollte Löschung geschützt sind (Das kann in einem Dateisystem, z.B. auf der Festplatte des PC oder Server nicht gewährleistet werden).
Revisionssicherheit wird durch organisatorische und technische Maßnahmen erreicht. Dazu zählen z. B.:
- Der Einsatz von Archivsystemen, die Änderungs- und Löschschutz gewährleisten.
- Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen.
- Festlegung von Berechtigungen und Benutzerrechten.
Zusammenhang zwischen GoBD und Revisionssicherheit:
Die GoBD verlangen eine revisionssichere Archivierung, um sicherzustellen, dass steuerrelevante Daten und Dokumente ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Revisionssicherheit ist also ein zentraler Bestandteil einer GoBD-konformen Archivierung.
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Haftung bei GoBD-Verstößen
Oft hören wir die Frage, wer denn haftet, wenn die GoBD nicht oder unzureichend eingehalten werden. Leider haben wir genügend Beispiele von Unternehmen an der Hand, die uns erst nach dem Auftreten von Problemen und teilweise immensen Kosten ansprechen: Bei Verstößen gegen die GoBD-Vorgaben haften Sie als Unternehmer, Sie als Geschäftsführer immer selbst. Wenn ein Arbeitnehmer im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit einen Schaden bei einer weiteren Partei verursacht hat, ist zunächst ebenfalls der Arbeitgeber, also Unternehmer, haftbar. Dieser kann in vielen Fällen den Mitarbeiter, der den Schaden zu verschulden hat, aber in Regress nehmen. Unwissenheit schützt auch hier nicht vor den Konsequenzen.
Diese können wie folgt aussehen:
- Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch das Finanzamt
- Steuernachzahlungen
- Bußgelder
- Im Extremfall sogar strafrechtliche Konsequenzen
Der Steuerberater haftet nur für seine eigenen Pflichtverletzungen, nicht aber für die grundsätzliche Einhaltung der GoBD durch den Mandanten. Auch wenn Sie Teile der Archivierung auslagern, bleiben Sie in der Pflicht, die Ordnungsmäßigkeit sicherzustellen. Eine enge Abstimmung mit Ihrem Steuerberater ist dabei unumgänglich. Deshalb die Empfehlung vieler Fachleute und der IHK: Behalten Sie immer die Datenhoheit und die Unternehmensdaten im Betrieb. Wenn der Steuerberater zusätzlich archiviert, sollten Sie zumindest auch keine Kosten für die Archivierung und das Speichervolumen tragen!
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Was sind die Ausnahmen bei der E-Rechnungspflicht? Wer ist nicht betroffen vom E-Rechnungsgesetz?
Folgende Rechnungen sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen:
- Rechnungen an Endverbraucher
- Rechnungen an Unternehmen im Ausland
- Kleinstrechnungen unter 250 €
- Rechnungen für Fahrausweise
Alle anderen Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht betroffen, also auch die Papierrechnung an Unternehmen und Behörden / öffentliche Hand.
Ferner ist jedes Unternehmen generell betroffen, unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter, der Betriebsgröße oder der Umsatzgröße: Sie sind jederzeit bei Erhalt einer E-Rechnung auf Basis der EU-Norm EN 16931 dazu verpflichtet, diese empfangen zu können.
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Gibt es Ausnahmen für Rechnungen, die nicht per E-Rechnung verarbeitet werden müssen? Die Kleinbetragsregelung.
Wenn der Rechnungsbetrag Brutto über alle Rechnungspositionen, also der Gesamtbetrag inkl. der gesetzlichen Umsatzsteuer, bis zu 250,00 Euro beträgt, sprechen wir von einer Kleinbetragsrechnung. Dieser Betrag wurde in 2017 von 150,00 Euro auf 250,00 Euro angehoben. Diese Rechnungsart muss nicht die kompletten Pflichtangaben für Rechnungen enthalten. Das Umsatzsteuergesetz regelt die Pflichtangaben für Rechnungen um §14 und §14a UStG (besondere Fälle). Für Kleinbetragsrechnungen sind die §31 bis §33 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) ebenso maßgeblich.
Auch Quittungen, Kassenbons, Fahrescheine, Bewirtungsbelege und Restaurantrechnungen können unter diese Regelung fallen.
Bei Kleinbetragsrechnungen bis maximal 250,00 Euro inkl. aller Leistungen, Positionen und Steuern ist die Verarbeitung als E-Rechnung nicht erforderlich!
Praxis-Tipp
Aufgrund der besonderen Regelungen nimmt der Prüfer des Finanzamtes diese besondere Rechnungsform genau unter die Lupe. Deshalb ist es vielleicht empfehlenswert, darüber nachzudenken, ob auch Kleinbeträge einfach mit normalen Rechnungen und E-Rechnungen verarbeitet werden. Dann muss im Unternehmensprozess kein Bruch der Kette erfolgen.
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Wenn ich in Lexware mit digitalen Belegen buche, sind diese doch auch gleich archiviert?
Nein. Lexware Buchhalter oder Lexware Financial Office verknüpft die Buchung mit dem Belegbild. Dies funktioniert über Buchen mit digitalen Belegen. Zusätzlich zur Buchung wird also der Pfad zum Bild der Rechnung, in der Regel dem PDF gespeichert. Das PDF liegt dabei in der Verzeichnisstruktur im Ordner Memostorage. Von hier kann es mit einem zusätzlichen Archivierungstool revisionssicher und GoBD-konform archiviert werden. Lexware selbst ist also keine konforme Archivierung. Sie benötigen immer ein Zusatzprogramm.
Auch Ihre Datensicherung, OneDrive oder DropBox, Ihre externe Festplatte oder ihr NAS-Speicher sind keine geeigneten oder zulässigen Archivsysteme im Sinne der