Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht stehen viele Betriebe vor neuen Herausforderungen. Besonders wichtig: Die E-Rechnung muss nicht nur inhaltlich korrekt, sondern auch technisch einwandfrei sein.
Selbst wenn alle Informationen auf der Rechnung stimmen, kann sie vom Empfänger abgelehnt werden, etwa wenn sie nicht dem richtigen Format entspricht oder wichtige Angaben fehlen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Fehler besonders häufig auftreten, warum sie entstehen und wie sich diese vermeiden lassen.
1. Format- und Strukturfehler
Ungültige technische Struktur
Wenn eine E-Rechnung nicht oder ohne korrekte XML-Dokument erstellt wurde, kann sie nicht verarbeitet werden. Gründe sind zum Beispiel vergessene Klammern, Sonderzeichen oder eine falsche Textkodierung.
Schemafehler
E-Rechnungen müssen einem bestimmten Standard entsprechen, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Schon kleine Abweichungen, etwa ein Feld an der falschen Stelle, oder ein falscher Wert, führen dazu, dass die Rechnung nicht akzeptiert wird.
Tipp: Nutzen Sie Prüftools wie den kostenlosen Quba Viewer.
2. Fehlende oder falsche Pflichtangaben
Unvollständige Rechnung
Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Datum, Steuernummer, Bankdaten oder Adresse des Kunden dürfen nicht fehlen.
Falsches Datumsformat
Ein Fehler: das Datum im falschen Format, etwa „31.12.2024“ statt „2024-12-31“.
3. Rechen- und Inhaltsfehler
Falsche Summen
Wenn Zwischensummen, Steuerbeträge oder der Gesamtbetrag nicht korrekt berechnet wurden, wird die Rechnung abgelehnt.
Unklare Gutschriften oder Rabatte
Negative Beträge in Rechnungspositionen sind nur dann zulässig, wenn sie klar als Gutschrift oder Rabatt gekennzeichnet sind.
4. Probleme beim Empfänger
Fehlende Leitweg-ID bei Behörden
Im öffentlichen Bereich ist die sogenannte Leitweg-ID Pflicht. Fehlt sie oder ist sie falsch, kann die Rechnung nicht zugestellt werden.
Tipp: Fordern Sie die Leitweg-ID und Ihre Lieferantennummer rechtzeitig, vorher beim Auftraggeber an.
5. Technische Probleme mit Anhängen
Ungültiges PDF bei ZUGFeRD-Rechnungen
Das eingebettete PDF muss dem PDF/A-3-Standard entsprechen. Normale PDFs reichen nicht aus.
Fehlende Angaben bei Anhängen
Wer zusätzliche Dokumente wie Nachweise oder Verträge anhängt, muss darauf achten, dass diese korrekt beschrieben sind.
Fazit: Technisch korrekt heißt schneller bezahlt
Eine E-Rechnung, die aufgrund technischer Fehler nicht verarbeitet werden kann, verzögert die Zahlung und führt zu Rückfragen. Wer die häufigsten Stolperfallen kennt und rechtzeitig vorbeugt, spart Zeit und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
Nutzen Sie moderne Software, die sich an aktuelle Standards hält.
Wenn Unsicherheit besteht, lohnt sich eine Beratung durch Fachleute.
Unterstützung durch BOME
BOME hilft Unternehmen dabei, sich optimal auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten. Mit Softwarelösungen wie Lexware oder Lexware Office lassen sich E-Rechnungen gesetzeskonform erstellen und versenden.
Darüber hinaus bietet BOME individuelle Beratung zur Einrichtung, Nutzung und Umsetzung der E-Rechnung in Lexware. So gelingt die Umstellung auf digitale Rechnungen einfach und zuverlässig.