Seit Jahresbeginn ist sie in Kraft – die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Und bei vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) macht sich scheinbar… nichts bemerkbar. Die E-Mail kommt wie immer, im Anhang eine PDF-Datei. “Alles wie gehabt”, mag sich mancher denken. Doch genau hier liegt ein gefährlicher Irrtum.
Das Tückische an der neuen E-Rechnungspflicht ist ihre Unauffälligkeit auf den ersten Blick. Nehmen wir zum Beispiel das weit verbreitete ZUGFeRD-Format. Es liefert mit der eigentlichen, strukturierteren XML-Datei stets auch eine optische Leseansicht im PDF-Format mit. Und genau diese PDF-Datei landet allzu oft im Posteingang, wird ausgedruckt, abgeheftet oder als normale PDF archiviert. Die entscheidende Information, der maschinenlesbare XML-Datensatz, wird dabei schlichtweg übersehen oder falsch behandelt.
Das Problem: Die unsichtbare, aber entscheidende XML-Datei
Die Wahrheit ist: Die PDF-Datei ist lediglich eine Ansicht. Der eigentliche, GoBD-konforme Beleg ist die eingebettete XML-Datei. Nur diese enthält die strukturierten Daten, die eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen und den Anforderungen des Finanzamts genügen.
Aus der Praxis
Gängige PDF-Reader können die .xml Anhänge anzeigen. In diesem Beispiel Foxit Reader:
Die Stapelbuchung in Lexware schlüsselt die Elektronische Rechnung korrekt auf.
Wahlweise kann die Beleganzeige auch auf die PDF-Ansicht umgestellt werden.
Die böse Überraschung bei der Betriebsprüfung
Werden ZUGFeRD-Rechnungen oder andere E-Rechnungsformate nicht korrekt verarbeitet und archiviert, droht bei der nächsten Betriebsprüfung eine unangenehme Überraschung. Fehlt der Originalbeleg in maschinenlesbarer Form oder ist er nicht GoBD-konform gespeichert, kann das Finanzamt die Anerkennung der Rechnung verweigern. Im schlimmsten Fall drohen Nachzahlungen und möglicherweise sogar Strafen.
Was KMU jetzt tun müssen:
Es reicht eben nicht aus, die per E-Mail erhaltene PDF-Datei abzulegen. KMU müssen dringend ihre Prozesse anpassen und sicherstellen, dass:
- Eingehende E-Rechnungen als solche erkannt werden. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen Rechnungsformaten.
- Die mitgelieferte XML-Datei extrahiert und GoBD-konform archiviert wird. Investieren Sie in eine geeignete Software wie aktefix oder passen Sie Ihre bestehende Archivierungslösung an.
- Die Prozesse zur Rechnungsverarbeitung überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Wer ist zuständig? Wie werden die Daten weiterverarbeitet?
Fazit: Augen auf beim Rechnungseingang!
Die E-Rechnungspflicht ist mehr als nur ein neues Dateiformat. Sie erfordert ein Umdenken in der Rechnungsverarbeitung. Lassen Sie sich nicht vom trügerischen Schein der bekannten PDF-Ansicht in die Irre führen. Die wahre Relevanz liegt in den unsichtbaren Daten. Handeln Sie jetzt, um kostspielige Fehler bei der nächsten Betriebsprüfung zu vermeiden. Die Zeit des “Weiter wie bisher” ist definitiv vorbei.
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