Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD genannt, regeln die Anforderungen an die Buchführung, sowie die Aufbewahrung von steuerrechtlich bedeutsamen elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.

Hierunter fallen also alle zur Besteuerung relevanten Daten in digitaler Form (Mail, PDF, Office-Dokumente, Scans…) und Papierform (Brief, Schreiben, Fax…) die im weitesten Sinne

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • die empfangenen oder gesendeten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben und Abschriften von oder aus der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungs- und Quittungsbelege sowie alle buchhaltungsrelevanten, zur Buchung führenden Unterlagen und
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Des Weiteren fällt hierunter auch die gesamte Korrespondenz, durch die ein Handles-/Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Angebote, Aufträge, Gutschriften, Rechnungskorrekturen, Rechnungen, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Kauf-/Verträge. Diese Daten müssen rechtssicher archiviert werden. Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail versendet werden. Zusätzlich müssen E-Mail-Anhänge archiviert werden, sollte die E-Mail ohne diese Anlagen unverständlich oder unvollständig sein.

Was bedeutet nun Revisionssicherheit an dieser Stelle?

Wenn man von den GoBD und Lösungen zur Archivierung von digitalen oder verdigitalisierten Dokumenten spricht– wie zum Beispiel MailStore Server – dann fällt häufig der Begriff der Revisionssicherheit. Einfach ausgedrückt: der Unternehmer muss eine technische Möglichkeit vorhalten und einsetzen, die so aufgebaut ist, dass sie zum Beispiel den Anforderungen einer Steuerprüfung Stand hält.

Folgende spezifische Punkte sind in diesem Fall der Lösung plötzlich sehr relevant:

  • Unveränderbarkeit der Dokumente
  • Vollständigkeit der Dokumente
  • Manipulationssicherheit (Schutz vor Manipulation)
  • Nachvollziehbare Aufbewahrungsrichtlinien
  • Protokollierung der Vorgänge (Änderungen, Löschung, Neuaufnahme)
  • Exportmöglichkeiten in Standardformate
  • Zugriffsmöglichkeiten für Betriebsprüfer

An dieser Stelle sieht man schnell, dass eine Datensicherung, ein Backup oder manuell erstellte Kopien sowie Ablage in einem einfachen Dateisystem keine Lösung sein kann.

Rechtssicherheit bedeutet an dieser Stelle oftmals dasselbe, erweitert mit Parametern wie Beweiskraft, lückenlose Dokumentation, Nachverfolgbarkeit. Neben der GoBD spielt hier nicht nur die AO (Abgabenordnung), sondern auch das HGB (Handelsgesetzbuch) eine entscheidende Rolle

Kommentare sind geschlossen.