Elektronische Entgeltunterlagen

Seit dem 1. Januar 2022 schreibt die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) vor, dass bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch aufzubewahren sind. Wie das geht und was Sie dazu wissen müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Bestimmte Entgeltunterlagen dürfen nur noch in elektronischer Form aufbewahrt werden

Bei einer Betriebsprüfung der Rentenversicherung sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, darlegen zu können, dass Sie die Sozialversicherungsbeträge für Ihre Beschäftigten richtig berechnet und auch abgeführt haben. Dazu zählen auch Mini- und Midijobber, Aufzeichnungen zu Arbeitszeiten und der Nachweis, dass auch wirklich Mindestlohn gezahlt wurde.

Diese und weitere Unterlagen müssen Sie als Arbeitgeber nachweisen können. Zu diesem Zweck hat der Gesetzgeber alle Arbeitgeber verpflichtet, entsprechende Entgeltunterlagen zu führen. Viele der Belege, die im Rahmen der Entgeltabrechnung bisher nur in Papierform vorlagen, sind seit dem 01.01.2022 elektronisch zu erstellen und auch elektronisch aufzubewahren.

Welche Unterlagen sind elektronisch aufzubewahren?

§ 8 Abs. 2 BVV (Beitragsverfahrensverordnung) regelt, welche Unterlagen in elektronischer Form aufzubewahren sind. Hier finden wir unter anderem

• Dokumentationen nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG): Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Der Nachweis darüber, wo die Beschäftigten krankenversichert sind
• Die Verzichtserklärung von Minijobbern (Geringfügig Beschäftigten) auf die Versicherung in der Rentenversicherung (Versicherungsfreiheit auf Antrag des Arbeitnehmers)
• Die Erklärung von Geringfügig Beschäftigten über die Aufnahme oder das Bestehen weiterer Beschäftigungen
• Bei kurzfristigen Beschäftigten die Erklärung über weitere kurzfristige Beschäftigungen im gleichen Kalenderjahr
• Nachweis der Elterneigenschaft zum Ausschließen des Zuschlags in der Pflegeversicherung
• Den Aufenthaltstitel und die Staatsangehörigkeit bei Arbeitnehmern, die aus Ländern kommen, die nicht zur Europäischen Union gehören
• Die Erklärung des oder der Beschäftigten zur Inanspruchnahme einer Pflegezeit im Sinne des § 3 des Pflegezeitgesetzes
• Die Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen

Befreiung bis 31. Dezember 2026 möglich

Da bei vielen Unternehmen diese Unterlagen noch nicht in elektronischer Form vorlagen, kann man um Aufschub bitten. Ebenso muss man Unterlagen vor dem 1. Januar 2022 nicht nachträglich elektronisch aufbewahren. Auf Antrag können Arbeitgeber sich bis zum 31. Dezember 2026 befreien lassen. Der Antrag ist beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung zu stellen.

Hierbei gibt es keine Antragsfrist, es reicht aus, den Antrag formlos vor der der nächsten Betriebsprüfung zu stellen. Wenn dem Antrag entsprochen wurde, gilt die Verpflichtung erst ab 01.01.2027.

Wir empfehlen jedoch, die Umstellung und Aufbewahrung bereits heute in die Wege zu leiten. Denn für die Speicherung der Unterlagen gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

GoBD als Grundlage

In den GoBD sind für die Buchhaltung und die buchungsrelevanten Daten bereits alle Vorgaben gegeben, wie Dokumente in elektronischer Form aufzubewahren sind. Es gelten für die Entgeltunterlagen also die gleichen Bestimmungen wie in der Buchhaltung. Das bedeutet, eine Speicherung auf der Festplatte, dem NAS oder ihrem Server ist nicht ausreichend!

Wie müssen die Entgeltunterlagen aussehen?

Als Unternehmen sind Sie dazu verpflichtet, dem Betriebsprüfer die Unterlagen so vorzulegen, dass eine Beurteilung möglich ist. Diese Kennzeichnung erfordert einen sprechenden Namen (Art der Unterlage, namentliche und zeitliche Zuordnung zum Inhalt) oder eine entsprechende Beschreibung.

Bei PDF-Dateien ist das Einbinden von Feldern für Online-Signaturen, von Transfer- oder Prüfvermerken sowie Formularfeldern nur zulässig, wenn sie nachträglich nicht mehr verändert werden können. PDF-Dateien dürfen nicht mit weiteren Inhalten oder PDF-Dateien verbunden werden, noch dürfen weitere PDF-Dokumente eingebunden werden.

Beim Archivieren ist jeder Sachverhalt in einer separaten Datei abzulegen, dass bedeutet mehrere Unterlagen in einer Datei sind nicht zulässig. Der Inhalt muss lesbar, auch bei Grafiken die notwendigen Inhalte darstellen und muss zudem orts- und systemunabhängig abrufbar sein.

Ausschluss bei Erfordernis der Schriftform

Entgeltunterlagen bei denen der Gesetzgeber die Schriftform verlangt, sind von der Regelung ausgeschlossen. Hierzu gehören unter anderem:

• Die Erklärung Beschäftigter zur Inanspruchnahme der Pflegezeit 
• Die Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen
• Die Erklärung des Verzichts auf Versicherungsfreiheit bei Altersvollrentnern

Wie können wir unterstützen?

Wir bieten Ihnen Produkte und Dienstleistungen, die Ihnen die Digitalisierung Ihrer Entgeltunterlagen erleichtern. Gerne unterstützen wir Sie bei der Einführung der Digitalisierung Ihres Unternehmens.