Sendungen oder Lieferungen, die ein wichtiger Bestandteil des Auftragserfüllungsprozesses sind, können eingehend oder ausgehend sein. In diesem Beitrag werden die ausgehenden Sendungen behandelt, die entstehen, wenn ein Benutzer einen Verkauf von Artikeln abwickelt und die Artikel an einen Kunden versendet; im Folgenden werden wir dazu gehörigen Dokumente als Lieferschein bezeichnen und den Vorgang als Lieferung oder Sendung.
Was ist ein Lieferschein?
Ein Lieferschein ist ein Dokument, das als Nachweis für die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen dient. Er wird oft zusammen mit den gelieferten Produkten an den Kunden übergeben oder ihm vorab zugeschickt. Der Lieferschein enthält wichtige Informationen über die gelieferten Artikel, wie beispielsweise die Artikelnummer, die Beschreibung, die Menge und den Zustand der Produkte.
Der Lieferschein wird in der Regel vom Verkäufer oder Lieferanten erstellt und enthält auch Informationen über den Kunden, die Lieferadresse und das Lieferdatum. Er kann auch Angaben zur Verpackung, zum Transportunternehmen und zur Tracking-Nummer enthalten, falls die Lieferung versandt wird.
Der Lieferschein dient verschiedenen Zwecken:
- Nachweis der Lieferung: Er bestätigt, dass die bestellten Produkte tatsächlich an den Kunden geliefert wurden.
- Überprüfung der Lieferung: Der Kunde kann den Lieferschein verwenden, um die erhaltenen Artikel mit der Bestellung abzugleichen und sicherzustellen, dass alles korrekt geliefert wurde.
- Buchhaltung und Abrechnung: Der Lieferschein dient als Grundlage für die Erstellung der Rechnung an den Kunden. Die gelieferten Mengen und Preise werden in der Regel auf der Rechnung basierend auf den Informationen im Lieferschein festgelegt.
- Retouren und Reklamationen: Wenn es Probleme mit der Lieferung gibt, kann der Lieferschein als Referenz verwendet werden, um Unstimmigkeiten zu klären oder Rücksendungen zu bearbeiten.
In einigen Fällen kann ein Lieferschein auch als rechtliches Dokument dienen, insbesondere wenn er von beiden Parteien unterzeichnet wird, um den Empfang der Lieferung zu bestätigen.
Checkliste: So erstellen Sie einen Lieferschein in Haufe X360
Sie können einen Lieferschein für einen bestimmten Kundenauftrag direkt auf der Oberfläche [Kundenaufträge] (SO301000) erstellen, indem Sie in der Symbolleiste der Oberfläche die Option [Lieferung erstellen] auswählen; dadurch wird die Oberfläche Lieferungen (SO302000) mit dem neuen Lieferschein aufgerufen, der die Zeilen mit den zu versendenden Artikeln enthält. Alternativ können Sie auch die Oberfläche [Lieferungen] als Ausgangspunkt verwenden, um einen neuen Lieferschein zu erstellen und einen Auftrag oder mehrere Aufträge desselben Kunden hinzuzufügen.
Vorbereiten der Lieferung bzw. des Lieferscheins
Sie können einen Lieferschein für einen bestimmten Kundenauftrag direkt auf der Oberfläche [Kundenaufträge] (SO301000) erstellen, indem Sie in der Symbolleiste der Oberfläche die Option [Lieferung erstellen] auswählen; dadurch wird die Oberfläche Lieferungen (SO302000) mit dem neuen Lieferschein aufgerufen, der die Zeilen mit den zu versendenden Artikeln enthält. Alternativ können Sie auch die Oberfläche [Lieferungen] als Ausgangspunkt verwenden, um einen neuen Lieferschein zu erstellen und einen Auftrag oder mehrere Aufträge desselben Kunden hinzuzufügen.
Um mehrere Lieferungen für mehrere Kundenaufträge mehrerer Kunden zu erstellen, verwenden Sie die Oberfläche [Kundenaufträge verarbeiten] (SO501000). Das System weist den erstellten Lieferscheinen automatisch Referenznummern zu, entsprechend der Nummerierungsreihenfolge, die den Lieferungen in der Oberfläche [Einstellungen Kundenaufträge] (SO101000) zugewiesen wurde.
Wenn Sie die Oberfläche [Kundenaufträge verarbeiten] verwenden, um Lieferscheine für einen Kundenauftrag zu erstellen, der Artikel enthält, die aus mehreren Lagern versendet werden sollen, können Sie jeweils nur einen Lieferschein erstellen. Da ein Auftrag mit dem Status [Versand] schreibgeschützt ist, kann es nur eine offene Sendung für den Auftrag aus einem bestimmten Lager geben. Sobald Sie den offenen Lieferschein bestätigt haben, können Sie einen Lieferschein erstellen, die aus einem anderen Lager versendet werden soll. Mit der Oberfläche [Kundenaufträge verarbeiten] können Sie jedoch mehrere Sendungen für diese Aufträge auf einmal erstellen.
Drucken der Lieferscheine
Sie können die Lieferscheine für eine bestimmte Sendung mit der Oberfläche Lieferungen (SO302000) drucken. Für mehrere Sendungen mit dem Status Zurückgestellt oder Offen können Sie Lieferscheine mit dem Formular [Lieferungen verarbeiten] (SO503000) drucken.
Bestätigen Sie die Lieferungen
Nachdem alle erforderlichen Waren kommissioniert und verpackt wurden, können Sie die Lieferungen bestätigen, indem Sie in der Symbolleiste der Oberfläche [Lieferungen] (SO302000) auf [Lieferungen bestätigen] klicken. Sie können mehrere Sendungen bestätigen, indem Sie die Aktion [Lieferungen bestätigen] für die ausgewählten Sendungen in der Oberfläche [Lieferungen verarbeiten] (SO503000) ausführen. Der Lieferschein aktualisiert die verfügbaren Mengen und ändert den Status des zugehörigen Kundenauftrags. Bei der Lieferscheinbestätigung prüft das System, ob für alle Artikel, für die Los- oder Seriennummern verfolgt werden, die entsprechenden Nummern angegeben wurden.
Vorgang abschließen
Um den Verkauf abzuschließen, müssen Sie Rechnungen für Kundenaufträge und Bestandsabgänge erstellen und diese Dokumente freigeben. Der allgemeine Arbeitsablauf für die meisten Unternehmen besteht darin, zunächst Kundenauftragsrechnungen zu erstellen und diese dann freizugeben; bei Freigabe dieser Rechnungen werden automatisch Bestandsabgänge generiert.
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